Déclaration générale de confidentialité

La protection de la vie privée est une priorité pour le HOOPP. Tout dépendant de la nature de votre relation avec le HOOPP, différentes mesures sont en place pour protéger vos renseignements personnels.

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Participants

Étant donné que vous êtes un participant au Régime, le HOOPP doit recueillir vos renseignements personnels et prendre toutes les précautions raisonnables pour que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués uniquement aux fins de l’administration du Régime. Cela a trait principalement à l’administration de vos prestations de retraite et, après votre départ à la retraite, au service de la rente.

Les renseignements personnels que le HOOPP recueille varient en fonction de votre relation avec nous (p. ex. : participant, bénéficiaire ou conjoint). Voici des exemples de renseignements personnels que le HOOPP recueille, utilise et, parfois, divulgue aux fins de l’administration des prestations d’un participant et du Régime :

• date de naissance et âge
• adresse domiciliaire et numéro de téléphone
• numéro d’assurance sociale
• antécédents d’emploi
• renseignements bancaires
• renseignements sur le bénéficiaire
• salaire
• état de santé (p. ex. : lorsqu’une demande de prestations d’invalidité a été présentée)

Vos renseignements personnels seront partagés uniquement aux fins de l’administration du Régime. Il arrive que le HOOPP puisse divulguer certains de vos renseignements personnels, entre autres aux vérificateurs et aux actuaires du Régime ou à d’autres conseillers spécialisés et fournisseurs de services afin qu’ils puissent s’acquitter de leur travail de soutien à l’administration du Régime et à sa banque aux fins du service des rentes. De plus, il se peut que le HOOPP doive divulguer vos renseignements personnels à des organismes de réglementation. Le HOOPP va vous demander votre consentement exprès avant d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels à toutes fins autres que celles énoncées dans la présente déclaration de confidentialité.

En raison de l’exploitation à long terme du HOOPP, nous devons conserver les renseignements personnels des participants (y compris l’information portant sur l’état de santé qui a été recueillie) pendant une période indéfinie.

Si vous êtes préoccupé par la manière dont le HOOPP a traité vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec l’agent à la protection de la vie privée du HOOPP (voir les coordonnées ci-dessous).

Candidats à un emploi

Si vous postulez un emploi au HOOPP, le HOOPP recueille les renseignements personnels que vous avez volontairement fournis ou qui ont été partagés avec le HOOPP par un tiers à qui vous avez préalablement donné votre consentement pour les partager (p. ex. : une agence de recrutement). Le HOOPP peut également recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès d'établissements d'enseignement, d'anciens employeurs, de références et de sources publiques. 

Si vous avez postulé un emploi, vos renseignements personnels incluent des renseignements personnels qui vous identifient, y compris votre :

• nom
• adresse
• adresse de courriel
• numéro de téléphone
• antécédents d’emploi
• antécédents académiques 
• tous les autres renseignements que vous avez fournis dans votre demande d’emploi ou toute pièce jointe (y compris votre curriculum vitae) ou que vous fournissez au HOOPP dans le cadre du processus de recrutement (p. ex. : lors des entrevues, le cas échéant) 

Le HOOPP recueillera et utilisera vos renseignements personnels aux fins du traitement de votre demande d’emploi et de l'évaluation de votre candidature dans le cadre du processus de recrutement, de sélection et d'embauche. Le HOOPP pourrait également utiliser vos renseignements personnels pour vous contacter à tout moment pendant le processus de candidature à un emploi, pour demander d'autres renseignements ou pour vous envoyer des renseignements relatifs à votre emploi à une date ultérieure.

Le HOOPP pourrait également utiliser vos renseignements pour créer votre dossier d'employé et gérer sa relation employeur-employé avec vous, si vous devenez un employé du HOOPP.

Le HOOPP ne divulguera, n'échangera, ne louera, ne vendra ni ne transférera d’aucune façon vos renseignements personnels, sauf tel qu'énoncé dans la présente déclaration de confidentialité. Vos renseignements personnels seront partagés uniquement aux fins susmentionnées. L'accès à vos renseignements personnels sera limité aux seules personnes qui ont besoin de connaître ces renseignements à des fins de recrutement et d'embauche. Il se peut aussi que le HOOPP divulgue vos renseignements personnels si la loi l’exige ou le permet.

Pour vérifier si vous possédez les compétences et l'expérience requises, le HOOPP procédera à diverses évaluations et vérifications de vos antécédents. Si votre candidature est retenue et que vous êtes sélectionné pour un poste au HOOPP, les vérifications d'antécédents peuvent inclure, sans s'y limiter, des vérifications de casier judiciaire, d'adresse, de formation académique et de références d'emploi. On pourrait vous demander de donner un consentement spécifique à ces vérifications d'antécédents si vous recevez une offre d'emploi conditionnelle du HOOPP.

En tant que candidat à un emploi, vos renseignements personnels seront conservés par le HOOPP aussi longtemps que nécessaire aux fins énoncées dans la présente déclaration de confidentialité et conformément à la politique de conservation des dossiers du HOOPP et aux lois applicables. Si vous devenez un employé, nous conserverons vos renseignements personnels aux fins de l'administration continue de la relation employeur-employé.

Veuillez noter que si vous n'êtes pas sélectionné pour le poste pour lequel vous avez postulé, le HOOPP pourrait quand même conserver et utiliser vos renseignements pour considérer votre candidature et communiquer avec vous en lien avec d'autres postes qui, selon le HOOPP, pourraient vous convenir ou vous intéresser. Si vous ne souhaitez pas être considéré pour d'autres postes, veuillez nous en informer.

Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que vous avez soumis au HOOPP, les mettre à jour ou les supprimer en visitant le site Carrières au HOOPP. En soumettant vos renseignements personnels au HOOPP, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur divulgation dans le cadre de notre processus de recrutement, tel qu’énoncé dans la présente déclaration de confidentialité. 

Vous pouvez révoquer votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et en donnant un préavis raisonnable, ce qui aura pour effet de retirer votre candidature. Vous pouvez nous en aviser par écrit en soumettant une demande de révocation de votre consentement à hrinbox@hoopp.com. Pour tout complément d’information concernant votre candidature, veuillez communiquer avec l’équipe des Ressources humaines à hrinbox@hoopp.com.

Le Collectif de retraite

Le HOOPP recueillera vos renseignements personnels si vous vous inscrivez au Collectif de retraite, ce qui vous donne le droit de recevoir des renseignements sur l'épargne-retraite, la planification de la retraite et la sécurité à la retraite. Vos renseignements seront utilisés à des fins liées au programme Collectif de retraite, notamment pour l'administration du programme par le HOOPP, pour aider le HOOPP à comprendre la composition des participants et pour guider le HOOPP en matière de communications et d’offres futures dans le cadre du programme.

Si vous êtes un participant au HOOPP, les renseignements personnels que vous fournissez au HOOPP dans le cadre du Collectif de retraite peuvent être liés à d'autres renseignements sur les participants au HOOPP afin d'améliorer la qualité des données, de personnaliser les communications et d'améliorer l'expérience des participants au Collectif de retraite.

Le HOOPP ne divulguera, n'échangera, ne louera, ne vendra ni ne transférera d’aucune façon vos renseignements personnels recueillis dans le cadre du Collectif de retraite, sauf tel qu'énoncé dans la présente déclaration de confidentialité. Vos renseignements personnels seront partagés uniquement aux fins susmentionnées. L'accès à vos renseignements personnels sera limité aux membres du personnel du HOOPP qui ont besoin de connaître ces renseignements dans le cadre du Collectif de retraite. 

L'inscription au Collectif de retraite est volontaire et vous pouvez vous retirer en cliquant sur le lien « Désabonnement » au bas des courriels du Collectif de retraite ou en écrivant à ThePensionCollective@hoopp.com. Pour en apprendre davantage sur le Collectif de retraite, visitez notre site Web.

Médias sociaux

Le HOOPP est présent sur divers canaux de médias sociaux. Le HOOPP surveille le contenu externe publié dans ces canaux et retient les services de tiers fournisseurs pour l’aider à gérer et surveiller ces canaux. Dans ses conditions d’utilisation, le HOOPP dissuade la publication de tout renseignement personnellement identifiable sur ces canaux de médias sociaux tel qu’une adresse, un numéro de téléphone, une adresse électronique ou tout autre contenu portant sur une ou plusieurs personnes. Lire la suite dans les conditions d’utilisation du HOOPP.

Certains canaux de médias sociaux permettent la transmission de messages directs au HOOPP. Étant donné que les médias sociaux ne sont pas les outils de communication de prédilection du HOOPP, les personnes qui envoient des messages au HOOPP par l’entremise des médias sociaux seront dissuadées de le faire et seront invitées à communiquer avec le HOOPP par téléphone au 1-877-434-6677 ou dans HOOPP Connect, site sécurisé réservé aux participants au HOOPP.

Visiteurs du site Web hoopp.com

En règle générale, aucun renseignement personnel n’est automatiquement recueilli des visiteurs du site Web du HOOPP, à moins que vous ne soumettiez vos renseignements personnels au HOOPP en utilisant le calculateur du HOOPP, des formulaires ou d'autres ressources disponibles sur ce site.

Toutefois, le HOOPP recueille et analyse certains renseignements à caractère non personnel concernant l’utilisation de ce site auprès de tous les visiteurs du site Web du HOOPP. Ces données sont regroupées et analysées globalement pour aider le HOOPP à déterminer les tendances générales et à améliorer la présentation de son site Web afin d’offrir aux utilisateurs une expérience en ligne plus agréable. Ces informations statistiques concernant l’utilisation du site pourront être divulguées à des tiers, à la discrétion du HOOPP.

Le HOOPP a recours à Google Analytics dans le but d’optimiser l’analyse de l’auditoire de notre site Web et d’améliorer votre expérience en tant que visiteur. Pour se servir de Google Analytics, le HOOPP doit utiliser des témoins afin de recueillir et de générer des renseignements concernant vos visites, y compris votre adresse IP, qui est transmise anonymement aux serveurs de Google aux fins de traitement.

Google Analytics ne permet pas au HOOPP ni à Google d’identifier les personnes. Cliquez ici pour savoir comment Google utilise les données lorsque vous utilisez les sites ou les applications des partenaires de Google ou tout autre URL que Google peut fournir de temps à autre.

Si vous préférez, vous pouvez choisir de bloquer Google Analytics en configurant votre navigateur pour qu’il vous avertisse quand un témoin est envoyé. Veuillez consulter le menu d’aide de votre navigateur pour savoir comment faire. Si vous visitez notre site Web en ayant désactivé les témoins de Google Analytics, cela n’aura pas une incidence majeure sur votre expérience de navigation.

Google a conçu un outil de désactivation de Google Analytics gratuit pour certains navigateurs.

Le Coin des experts

Si vous vous inscrivez pour recevoir des avis par courriel du HOOPP au sujet du Coin des experts, le HOOPP recueillera votre adresse de courriel, votre nom au complet et votre statut de participant afin de vous faire part des articles et des renseignements publiés dans la section Coin des experts du site Web du HOOPP. Le Coin des experts vise à vous présenter des articles et des ressources de nature générale provenant d’experts de l’industrie.

 

Le HOOPP ne dévoilera, n’échangera, ne louera, ne vendra ou ne transférera d’aucune autre façon les renseignements personnels recueillis en lien avec le Coin des experts, sauf pour les raisons décrites dans la présente déclaration de confidentialité. Vos renseignements personnels seront seulement transmis pour les raisons décrites ci-dessus. L’accès à ces renseignements sera restreint aux membres du personnel du HOOPP qui ont besoin de les connaître pour exploiter le Coin des experts.

L’inscription aux courriels du Coin des experts est facultative et vous pouvez la résilier en tout temps en cliquant sur le lien « Désabonnement » au bas de tout courriel portant sur le Coin des experts. Vous trouverez des renseignements additionnels sur le Coin des experts ici.

Concours

De temps à autre, le HOOPP organise des concours dans le but d’encourager les particuliers, y compris les participants au Régime, à participer à des sondages ou à collaborer avec le HOOPP d’une autre façon. Le HOOPP administre ces concours conformément aux règles publiées qui sont mises à la disposition de tous les participants. Le HOOPP ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à l’administration de ces concours et les renseignements personnels recueillis dans le cadre d’un concours ne sont pas utilisés à d’autres fins. Le HOOPP peut également chercher à rendre publique l’identité des gagnants d’un concours et ne le fera qu’avec leur consentement exprès.

FAQ sur la façon dont le HOOPP traite les renseignements personnels

Q : Comment le HOOPP veille-t-il à protéger les renseignements personnels?

R : Les fiduciaires, les dirigeants, le personnel et les tiers autorisés du HOOPP ont la responsabilité de ne pas divulguer les renseignements personnels ni d’information sur l’état de santé des participants. Le HOOPP a également nommé un agent à la protection de la vie privée. Encadré par l’agent à la protection de la vie privée, le HOOPP surveille et fait valoir sa conformité aux lois sur la protection de la vie privée et ses politiques et procédures internes.

Q : Comment et quand le HOOPP recueille-t-il des renseignements personnels?

R : Il se peut que vous fournissiez des renseignements personnels au HOOPP directement ou par l’entremise de votre employeur. Par le biais de ses employeurs membres, le HOOPP recueille les renseignements personnels en commençant par l’adhésion au Régime, puis pendant la période de participation au Régime du participant et tout au long de sa retraite. Certains des renseignements que le HOOPP recueille sont utilisés au moins une fois l’an pour la préparation de votre relevé annuel. Vos renseignements personnels servent également à déterminer vos options de prestations et vos droits à retraite en vertu du Régime. Au départ à la retraite, d’autres renseignements personnels sont recueillis aux fins du service de votre rente du HOOPP.

Q : Que fait le HOOPP pour s’assurer que mes renseignements personnels sont en sécurité?

R : Le HOOPP a mis en place diverses mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels contre tout traitement ou divulgation non autorisé, ou toute perte, destruction ou dommages accidentels. Les locaux et les systèmes électroniques du HOOPP sont sécurisés. Tous les employés du HOOPP ont la responsabilité de maintenir la confidentialité de tous les renseignements personnels qu’ils traitent dans le cadre de leurs fonctions. Les consultants et autres tiers fournisseurs de services qui travaillent pour le HOOPP sont liés contractuellement au respect des exigences relatives à la protection de la vie privée pour assurer la sécurité des renseignements personnels et de l’information portant sur l’état de santé des participants et des participants retraités.

Q : Que fait le HOOPP avec les renseignements personnels des participants?

R : Le HOOPP conserve vos renseignements personnels et l’information sur votre état de santé pour administrer et calculer vos droits à retraite. Parfois, le HOOPP utilise les renseignements personnels aux fins de l’administration générale du Régime. Le HOOPP conserve les renseignements personnels des participants indéfiniment en raison de son horizon et de ses perspectives à long terme.

Q : Les participants ont-ils accès aux renseignements personnels que le HOOPP possède sur eux?

R : Oui. Les participants peuvent demander de consulter leurs renseignements personnels en écrivant au HOOPP au 1, rue York, Suite 1900, Toronto (Ontario) M5J 0B6 ou en faisant parvenir une télécopie au 416-369-0225.

Q : Si un participant désire savoir pourquoi le HOOPP recueille un renseignement en particulier, à qui doit-il s’adresser?

R : Dans la plupart des cas, l’employeur sera en mesure de répondre lui-même à la question. S’il ne l’est pas ou si vous désirez communiquer directement avec le HOOPP, la prochaine étape consiste à contacter les Services aux participants du HOOPP.

Services de protection de la vie privée 

Healthcare of Ontario Pension Plan
1 York St., Suite 1900
Toronto (Ontario)
M5J 0B6

Demandes de renseignements du public

(416) 369-9212
1-888-333-3659

Dernière mise à jour : Avril 2024